Comment piloter votre activité commerciale depuis HubSpot, c’est à dire comment piloter les performances globales et individuelles de votre équipe de vente ? Et plus particulièrement, quels KPI (indicateur clé de performances) regarder et comment mettre en place les 35 rapports indispensables au suivi de votre activité commerciale ?
Cet article doit permettre à un Directeur commercial de mettre en place l’ensemble des rapports nécessaires au bon pilotage de son activité ou à compléter ses rapports par ceux manquants.
Selon les organisations, on parle de métriques, de KPI, de Business Intelligence (BI)… À chaque fois, on en revient à la même démarche. Analyser les données disponibles en vue de prendre des décisions stratégiques et opérationnelles pour atteindre et dépasser les objectifs fixés.
Pour y parvenir, en théorie, c’est assez simple.
Vous aurez besoin de 🧑🍳
- Un outil d’analyse des données (qu’on nommera ici HubSpot 🙄)
- Définir des objectifs S.M.A.R.T. en lien avec votre stratégie
- Disposer de la donnée à jour
- Définir les bons rapports pour interpréter cette donnée
- Savoir lire ces rapports et les mettre au profit de l’amélioration des performances de votre organisation.
Le problème, c’est que :
- La donnée n’est pas toujours facile à obtenir.
- Quand on l’a, elle n’est pas forcément simple à modéliser.
- Et quand on la modélise correctement, on ne sait pas toujours quoi en faire.
Dans cet article, on ne traitera pas des règles d’obtention de la donnée (les phases de collecte, de qualification, de normalisation, d’enrichissement, d’adoption du processus par les équipes etc.).
On se concentrera davantage sur les rapports à mettre en place absolument pour pouvoir suivre son activité, l’activité de son équipe, et aider son service à faire les bons choix pour accroitre sa performance commerciale.
Pour vulgariser l’approche, j’ai classé ces rapports par niveau de pilotage. C’est à dire, selon s’ils sont à destinations des SDR / BDR / AE (les équipes Sales) ou de la Direction.
NB : Certains de ces rapports peuvent être autant destinés à un affichage par le Sales que par son Manager.
NB2 : Ces rapports ne sont pas présents dans tous les portails que j’administre. Chaque organisation a ses propres enjeux. Il convient de les adapter à vos objectifs opérationnels et stratégiques.
Les 12 rapports Sales opérationnels indispensables
Les rapports d’activités et d’appels 📞
- Répartition des actions Sales par type d’activité (histogramme)
- Nombre et résultats d’appels par Sales (histogramme)
- Évolution du nombre d’e-mails échangés par Sales (histogramme)
- Temps total d’appels sur la journée par Sales (compteur ou histogramme)
- Temps moyen d’appels par jour (compteur)
- Nombre de tâches terminées par Sales (histogramme)
- Nombre de tâches en cours par Sales (histogramme)
- Nombre de tâches en retard par Sales (histogramme)
Les rapports de performances commerciales sur la conversion 💸
- Nombre de transactions gagnées sur objectif (compteur)
- Résultats par Sales en volume et valeur (combinaison histogramme / courbe)
- Deals transformés par Sales (histogramme)
- Deals par phase par Sales (histogramme)
Les 32 rapports Sales stratégiques indispensables
Ces rapports sont davantage à destination du Manager. Ils permettent d’avoir une vue globale sur l’activité ou de comparer la performance d’un commercial par rapport à cette de l’équipe.
Rapports Sales stratégiques sur la performance individuelle 🙋♂️
- Nombre moyen d’actions par transaction convertie par Sales (histogramme)
- Nombre moyen d’actions par transaction avant conversion par Sales (histogramme)
- Taux de conversion par Sales (entonnoir)
- Deals transformés par Sales (histogramme)
- Deals par phase par Sales (histogramme)
- Temps moyen par réunion par Sales (compteur)
- Part de rendez-vous réalisé sur les no-show / annulé par Sales (diagramme circulaire)
- Résultats en volume et valeur par Sales (combinaison histogramme / courbe)
Rapports stratégiques de projection des ventes 🔭
Ces rapports permettent de projeter des résultats présumés par rapport aux performances passées. Ils permettent aussi d’identifier des leviers d’optimisation en anticipation d’une non-atteinte prévisionnelle des objectifs.
- Deals à fermer cette semaine par Sales (histogramme)
- Montant moyen de transaction gagnée (récapitulatif)
- Durée moyenne de vente sur transaction gagnée (récapitulatif)
- Durée moyenne de vente sur transaction perdue (récapitulatif)
- Suivi des Leads actifs par phase (histogramme)
- Suivi des Transactions ouvertes par phase (histogramme)
- Évolution du nombre de nouveaux leads comparé à la semaine dernière (courbe)
- Évolution du nombre de leads créés par phase (histogramme empilé)
- Temps moyen par phase de transaction (histogramme)
Rapports Sales stratégiques sur la performance globale 🤝
- Taux de conversion du pipeline de vente (entonnoir)
- Évolution des transactions gagnées par secteur géographique (histogramme empilé)
- Ventilation des leads par source (diagramme circulaire)
- Ventilation des transactions par source (digramme circulaire)
- Évolution du chiffre d’affaires contractualisé sur objectif comparé à l’année dernière (courbe)
- Ventilation des opportunités perdues par motif de refus (diagramme circulaire)
- Évolution du nombre de nouvelles opportunités prises en charge (histogramme)
- Volume d’offres présentées comparé à la période précédente (histogramme)
- Évolution du panier moyen comparé à la semaine dernière (histogramme)
- Funnel de conversion MQL > Client (entonnoir)
- Temps moyen de réponse à un contact entrant (histogramme)
Rapports de suivi du portefeuille clients 📊
- Produits / Services les plus vendus sur la période (diagramme circulaire)
- Ventilation des ventes par type de client (nouveau client / client existant) (histogramme empilé)
- Ventilation du chiffre d’affaires par typologie de clients (diagramme circulaire)
- Répartition du chiffre d’affaires des meilleurs clients sur l’année (diagramme circulaire)
[Bonus] 4 rapports de monitoring et d’alertes à mettre en place dans HubSpot🔎
- Antichurn – Client n’ayant pas passé commande depuis +de x mois (tableau)
- Opportunité sans activité passée depuis x jours, décliné par phase et par temporalité (tableau)
- Nombre de tâches en retard (tableau)
- Opportunité sans tâche planifiée (tableau)
Pour aller plus loin et mettre en place ces rapports dans ton organisation, retrouve-les accompagnés de capture d’écran et des explications nécessaires pour les implémenter en quelques clics.
Si tu souhaites aller plus loin dans ton projet, n’hésite pas à prendre rendez-vous gratuitement pour davantage de conseils personnalisés.
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